PROCEDURA NABORU
na stanowiska urzędnicze w Starostwie Powiatu Grodziskiego.

§ 1
Rozdział I
Postanowienia ogólne

1. Procedura określa postępowanie związane z zatrudnianiem w Starostwie Powiatu Grodziskiego pracowników, o których mowa w art. 2 pkt 2 i 4 ustawy o pracownikach samorządowych.

2. Zatrudnianie pracowników jest kluczowym elementem strategicznego zarządzania zasobami ludzkimi w Starostwie. Opiera się na zasadach jawności, otwartości i konkurencyjności.

3. Procedura zapewnia zatrudnianie pracowników na określone stanowiska pracy w Starostwie o odpowiednich kwalifikacjach, predyspozycjach, zapewniających prawidłowe wykonywanie zadań Starostwa.

4. Przez zatrudnienie pracowników w znaczeniu Procedury rozumie się przeprowadzenie naboru na wolne stanowisko pracy, zwane dalej stanowiskiem urzędniczym, o określonych kwalifikacjach potencjalnego kandydata (profil osobowościowy) z wymogami stawianymi na danym stanowisku pracy (profil zawodowy).

5. Procedura naboru składa się z następujących czynności:
a) planowanie zatrudnienia,
b) nabór (rekrutacja) – pozyskiwanie kandydatów,
c) selekcja – dobór kandydatów w oparciu o określone kryteria,
d) przyjmowanie wyselekcjonowanych pracowników do pracy,
e) adaptacja zawodowa pracowników,
f) ocena pracownika,
g) awans zawodowy.

6. W procesie zatrudniania pracowników w starostwie uczestniczą:
a) Sekretarz Powiatu,
b) Naczelnicy wydziałów,
c) Członek Zarządu Powiatu- w razie potrzeby,
d) Główny specjalista ds. pracowniczych.

7. Główny specjalista ds. pracowniczych zobowiązany jest do udzielania pomocy Sekretarzowi Powiatu, Naczelnikom wydziałów i innym uprawnionym osobom w zakresie zatrudniania pracowników w Starostwie.

8. Nadzorującym stosowanie Procedury jest Sekretarz Powiatu.





§ 2
Rozdział II
Planowanie zatrudnienia w Starostwie.

1. Proces zatrudnienia pracowników powinien być zawsze określeniem przyszłych potrzeb starostwa wynikających z prognozy jego funkcjonowania.
2. Podstawowymi desygnatami w zakresie planowania zatrudnienia w Starostwie są:
a) planowane zmiany w strukturze organizacyjnej starostwa i związane z tym tworzenie nowych stanowisk pracy,
b) zmiana przepisów prawnych nakładająca na Starostwo nowe kompetencje i zadania,
c) oceny pracy zatrudnionych pracowników stanowiące podstawowe źródło informacji o istniejących rezerwach w potencjale kadrowym Starostwa,
d) planowane fluktuacje.
3. Sekretarz Powiatu zobowiązany jest do prognozowania mogących wystąpić w przyszłości wakatów dotyczących naczelników wydziałów oraz samodzielnych stanowisk.
4. W przypadku powstania konieczności zatrudnienia nowego naczelnika wydziału lub stworzenia samodzielnego stanowiska, Sekretarz Powiatu składa z miesięcznym wyprzedzeniem Staroście wniosek o przyjęcie wyżej wymienionych osób na powyższe stanowiska.
5. Naczelnik wydziału zobowiązany jest do stałego monitorowania potrzeb kadrowych w ramach wydziału i prognozowania mogących wystąpić w niedalekiej przyszłości wakatów.
6. Naczelnik wydziału zobligowany jest do przekazywania informacji Sekretarzowi Powiatu lub Głównemu specjaliście ds. pracowniczych o wakującym stanowisku; w terminie pozwalającym na uniknięcie zakłóceń w funkcjonowaniu wydziału.
7. W przypadku powstania konieczności zatrudnienia nowego pracownika na wolne stanowisko w Starostwie, Naczelnik wydziału składa z miesięcznym wyprzedzeniem Staroście wniosek o przyjęcie nowego pracownika stanowiący załącznik Nr 1 do niniejszego Systemu.
8. Wniosek Naczelnika wydziału, o którym mowa ust. 5, w sprawie zatrudnienia pracownika powinien zawierać:
a) krótkie uzasadnienie zawierające przyczyny powstania wakatu,
b) opis stanowiska,
c) zakres czynności na danym stanowisku.
9. Po uzyskaniu pisemnej zgody Starosty na zatrudnienie nowego pracownika rozpoczyna się procedura naboru pracownika.

§ 3
Rozdział III
Warunki zatrudnienia pracownika

1. Pracownik po raz pierwszy podejmujący pracę w Starostwie zatrudniany jest na okres próbny wynoszący maksymalnie 3 miesiące.
2. W szczególnych sytuacjach, umotywowanych wnioskiem Naczelnika wydziału, Starosta może odstąpić od warunku zawartego w ust.1.
3. Okres próbny traktuje się jako czas rozpoznania praktycznego wykorzystania posiadanych kwalifikacji i umiejętności pracownika przy realizacji strategicznych celów wydziału.
4. Po okresie próbnym pracownika Naczelnik wydziału może wnioskować do Starosty o przedłużenie umowy na czas określony.
5. W uzasadnionych okolicznościach (duże doświadczenie, wysokie kwalifikacje pracownika przydatne dla Starostwa) Starosta może wyrazić zgodę na zawarcie umowy na czas nieokreślony.





§ 4
Rozdział IV
Charakterystyka stanowiska pracy

1. Charakterystyka stanowiska pracy w Starostwie składa się z :
a) opisu stanowiska pracy,
b) zakresu czynności.
2. Opis stanowiska pracy jest normatywnym dokumentem, stanowiącym załącznik Nr 2 do niniejszej Procedury, zawierającym:
a) dokładne określenie celów i zadań wykonywanych na danym stanowisku pracy oraz wynikających z tego tytułu obowiązków obciążających zajmującego je,
b) określenie szczegółowych wymagań w zakresie kwalifikacji, umiejętności i predyspozycji wobec osób, które je zajmują,
c) określenie uprawnień służących do wykonywania zadań oraz niezbędnego wyposażenia,
d) określenie odpowiedzialności,
e) inne wyznaczniki określające indywidualny charakter danego stanowiska pracy.
3. Opisy stanowisk pracy przygotowuje, parafuje i przedkłada do akceptacji Sekretarzowi Powiatu – Naczelnik wydziału, a w przypadku Samodzielnych stanowisk – Główny Specjalista ds. pracowniczych.
4. Zakres czynności jest uszczegółowieniem opisu stanowiska pracy zajmowanego przez danego pracownika i podlega włączeniu do akt osobowych; wzór zakresu czynności stanowi załącznik Nr 3 do niniejszej procedury.
5. W przypadku przystąpienia przez Starostwo do wartościowania stanowisk pracy, opis stanowiska pracy oraz zakres czynności stanowią podstawę wartościowania stanowisk pracy określającego stopień trudności zadań na nich wykonywanych.
6. Dla poszczególnych stanowisk urzędniczych kategorie zaszeregowania oraz minimalne wymogi dotyczące wykształcenia i stażu pracy warunkujące możliwość podjęcia pracy określa w drodze rozporządzenia Rada Ministrów.
7. Decyzje w sprawie zaszeregowania stanowiska pracy podejmuje Starosta.

§ 5
Rozdział V
Nabór kandydatów
V.1. Cele naboru
1. Uzyskanie zgody Starosty na zatrudnienie pracownika powoduje rozpoczęcie procedury naboru kandydatów na wolne stanowisko urzędnicze.
2. Czynności rekrutacyjne powinny być rozpoczęte w terminie pozwalającym na przeprowadzenie naboru zgodnie z przepisami ustawy.
3. Otwarta rekrutacja i jawny nabór mają na celu pozyskanie najlepszych kandydatów na wolne stanowisko w Starostwie.


V.2. Źródła pozyskiwania kandydatów
1. W celu zapewnienia zatrudnienia w Starostwie kompetentnych pracowników należy zastosować następujące rodzaje źródeł rekrutacji:
a) wewnętrzne,
b) zewnętrzne,
zgodnie z niniejszą Procedurą.

V.3. Metody rekrutacji
1. Obowiązkowe:
a) ogłoszenie w Biuletynie Informacji Publicznej,
b) ogłoszenie na tablicy ogłoszeń w siedzibie Starostwa.
2. W miarę potrzeb:
a) ogłoszenia prasowe,
b) ogłoszenia w Powiatowym Urzędzie Pracy w Grodzisku Mazowieckim.

V.4. Etapy naboru
1. Ogłoszenie o naborze na wolne stanowisko urzędnicze.
2. Przyjmowanie dokumentów aplikacyjnych.
3. Wstępna selekcja kandydatów – analiza dokumentów aplikacyjnych pod względem formalnym.
4. Ogłoszenie listy kandydatów, którzy spełniają wymagania formalne.
5. Selekcja końcowa kandydatów poprzez rozmowę kwalifikacyjną.
6. Podjęcie decyzji o zatrudnieniu i podpisanie umowy o pracę.
7. Sporządzenie protokołu z przeprowadzonego naboru na dane stanowisko urzędnicze.
8. Ogłoszenie wyników naboru.

V.5. Komisja rekrutacyjna
1. Procedurę naboru na wolne stanowiska w Starostwie przeprowadza komisja w składzie:
a) Sekretarz Powiatu,
b) Naczelnik wydziału lub osoba przez niego upoważniona,
c) Główny Specjalista ds. pracowniczych,
d) w przypadku naboru na Naczelnika wydziału – Członek zarządu.
2. Komisja każdorazowo ustala kryteria oceny kandydata w zależności od stanowiska, na które
przeprowadzany jest nabór.
3. Komisja rekrutacyjna działa aż do zakończenia procedury naboru.

V.6. Ogłoszenie o naborze na wolne stanowisko urzędnicze
1. Ogłoszenie o wolnym stanowisku urzędniczym umieszcza się zgodnie z określonymi w § 5 metodami rekrutacji ( rozdział V.3. ).
2. Ogłoszenie o naborze na wolne stanowisko zawiera:
a) nazwę i adres jednostki,
b) określenie stanowiska urzędniczego,
c) określenie wymagań ze stanowiskiem urzędniczym zgodnie z opisem danego stanowiska, ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe,
d) wskazanie zakresu zadań wykonywanych na stanowisku urzędniczym,
e) wskazanie wymaganych dokumentów aplikacyjnych,
f) określenie terminu (minimum 14 dni od dnia ogłoszenia) oraz miejsca składania dokumentów.
3. Ogłoszenie upowszechniane jest przez 14 dni od dnia umieszczenia ogłoszenia.
4. Wzór ogłoszenia stanowi załącznik Nr 4 do niniejszej Procedury.





V.7. Przyjmowanie dokumentów aplikacyjnych
1. Po ogłoszeniu naboru następuje przyjmowanie dokumentów aplikacyjnych od kandydatów zainteresowanych pracą na wolnym stanowisku w Starostwie.
2.1. Na dokumenty aplikacyjne składają się:
a) kwestionariusz osobowy,
b) podanie o przyjęcie do pracy,
c) oświadczenie o niekaralności za przestępstwo popełnione umyślnie,
d) oświadczenie o zdolności do czynności prawnych i korzystaniu w pełni z praw publicznych,
e) życiorys – curriculum vitae,
f) kserokopie świadectw pracy,
g) kserokopie dyplomów potwierdzających wykształcenie,
h) kserokopie zaświadczeń o ukończonych kursach, szkoleniach,
2.2. Kandydat może dołączyć referencje oraz inne dokumenty potwierdzające wiedzę i doświadczenie.
2.3. Dokumenty aplikacyjne winny być opatrzone klauzulą o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych zawartych w ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu naboru zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych.
3. Dokumenty aplikacyjne mogą być przyjmowane tylko po umieszczeniu ogłoszenia o
organizowanym naborze na wolne stanowisko urzędnicze i tylko w formie pisemnej.
4. Nie ma możliwości przyjmowania dokumentów aplikacyjnych drogą elektroniczną, z wyjątkiem dokumentów opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu zgodnie z ustawą o podpisie elektronicznym.

V.8. Sposób postępowania z dokumentami aplikacyjnymi
1. Dokumenty aplikacyjne kandydata, który zostanie wyłoniony w procesie rekrutacji, zostaną dołączone do jego akt osobowych.
2. Dokumenty aplikacyjne osób, które w procesie rekrutacji zakwalifikowały się do dalszego etapu i zostały umieszczone w protokole, będą przechowywane zgodnie z instrukcją kancelaryjną, przez okres 2 lat, a następnie przekazywane do archiwum zakładowego.
3. Dokumenty aplikacyjne pozostałych osób będą odsyłane lub odbierane osobiście przez zainteresowanych.

V.9. Wstępna selekcja kandydatów – analiza dokumentów aplikacyjnych
1. Analiza dokumentów polega na zapoznaniu się przez komisję z aplikacją złożoną przez kandydata.
2. Celem analizy dokumentów jest porównanie danych zawartych w aplikacji z wymaganiami formalnymi określonymi w ogłoszeniu.
3. Wynikiem analizy dokumentów jest wstępne określenie przydatności kandydata do pracy na wolnym stanowisku w Starostwie.




V.10. Ogłoszenie listy kandydatów spełniających wymagania formalne
1. Po upływie terminu do złożenia dokumentów, określonego w ogłoszeniu o naborze i wstępnej selekcji, umieszcza w BIP listę kandydatów, którzy spełniają wymagania formalne określone w ogłoszeniu.
2. Lista, o której mowa w ust. 1, zawiera imiona i nazwiska kandydatów oraz ich miejsce zamieszkania w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego.
3. Lista kandydatów spełniających wymagania formalne będzie umieszczona w BIP do momentu ogłoszenia ostatecznych wyników naboru.
4. Informacje o kandydatach, którzy zgłosili się do naboru, stanowią informację publiczną w zakresie objętym wymaganiami związanymi ze stanowiskiem urzędniczym, określonymi w ogłoszeniu o naborze.
5. Wzór listy stanowi załącznik Nr 5 do niniejszej Procedury.

V.11. Selekcja końcowa kandydatów
Selekcję końcową stanowi rozmowa kwalifikacyjna.

V.12. Rozmowa kwalifikacyjna
1. Celem rozmowy kwalifikacyjnej jest nawiązanie bezpośredniego kontaktu z kandydatem i weryfikacja informacji zawartych w aplikacji.
2. Rozmowę kwalifikacyjną przeprowadza komisja rekrutacyjna.
3. Z kandydatem wybranym przez komisję rekrutacyjną ostateczną rozmowę kwalifikacyjną przeprowadza Starosta i podejmuje decyzję o ewentualnym zatrudnieniu lub niezatrudnieniu kandydata.

V.13. Sporządzenie protokołu z przeprowadzonego naboru na dane stanowisko pracy
1. Po przeprowadzeniu selekcji końcowej Główny Specjalista ds. pracowniczych sporządza protokół z przeprowadzonego naboru kandydatów.
2. Protokół zawiera w szczególności:
a) określenie stanowiska urzędniczego, na które był prowadzony nabór, liczbę kandydatów oraz imiona, nazwiska i adresy nie więcej niż 5 najlepszych kandydatów uszeregowanych według spełnienia przez nich wymagań określonych w ogłoszeniu o naborze,
b) informację o zastosowanych metodach i technikach naboru,
c) uzasadnienie wyboru.
3. Wzór protokołu stanowi załącznik Nr 6 do Procedury.

§ 6
Rozdział VI
Zatrudnienie kandydata do pracy i przygotowanie umowy o pracę

1. Kandydat wyłoniony w drodze naboru , przed zawarciem umowy o pracę, zobowiązany jest przedłożyć:
 oryginały (do wglądu) lub potwierdzone za zgodność z oryginałem kserokopie świadectw pracy, dyplomów zaświadczeń, o których mowa w punkcie V.7 ust. 2.1
 zaświadczenie o niekaralności, uzyskane z Ministerstwa Sprawiedliwości,
 zaświadczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku.
2. Nie złożenie dokumentów wymienionych w ust.1 skutkuje nie zawarciem umowy o pracę.
3. Dokumenty, o których mowa w ust. 1 podlegają włączeniu do akt osobowych.
4. Wszystkie dokumenty dotyczące kandydatów do objęcia stanowiska pracy przeznaczone są wyłącznie do wiadomości tych osób, które biorą udział w naborze.
5. Wszystkie informacje zawarte w aplikacji podlegają ochronie zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych.
6. Przed przystąpieniem do wykonywania pracy pracownik podlega zapoznaniu z:
 opisem stanowiska pracy,
 zakresem czynności,
 Regulaminem organizacyjnym Starostwa,
 Regulaminem pracy,
 Kodeksem etyki pracowników,
 Kodeksem postępowania etycznego,
oraz przechodzi szkolenie wstępne z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy.
7. Fakt zapoznania się z obowiązującymi w starostwie regulaminami i zasadami postępowania pracownik poświadcza pisemnie przed dopuszczeniem do pracy. Wzór oświadczenia pracownika stanowi załącznik Nr 7 do Procedury. Nie złożenie oświadczenia powoduje konsekwencje służbowe.
8. Naczelnik wydziału zobowiązany jest zapoznać pracownika z czynnościami wykonywanymi na określonym stanowisku pracy, oraz umożliwić podjęcie pracy zgodnie z zawartą umową o pracę.
§ 7
Rozdział VII
Ogłoszenie o wynikach naboru

1. Informację o wynikach naboru upowszechnia się w terminie 14 dni od dnia zatrudnienia wybranego kandydata albo zakończenia procedury naboru w przypadku, gdy w jego wyniku nie doszło do zatrudnienia żadnego kandydata.
2. Informacja, o której mowa w ust.1, zawiera:
a) nazwę i adres jednostki,
b) określenie stanowiska urzędniczego,
c) imię i nazwisko wybranego kandydata oraz jego miejsce zamieszkania,
d) uzasadnienie dokonanego wyboru kandydata albo uzasadnienie niezatrudnienia żadnego kandydata.
3. Informację o wyniku naboru upowszechnia się w Biuletynie Informacji Publicznej i na tablicy ogłoszeń przez okres co najmniej 3 miesięcy.
4. Jeżeli stosunek pracy osoby wyłonionej w drodze naboru ustał w ciągu 3 miesięcy od dnia nawiązania stosunku pracy lub nie został zawarty w wyniku sytuacji opisanej w § 6 ust.2 Procedury, możliwe jest zatrudnienie na tym samym stanowisku kolejnej osoby spośród najlepszych kandydatów wymienionych w protokole tego naboru. Przepisy ust. 1,2 i 3 stosuje się odpowiednio.
5. Wzór ogłoszenia stanowi załącznik Nr 8 i 8a do niniejszej Procedury.

§ 8
Rozdział VII
Awans zawodowy
1. W celu zapewnienia właściwego promowania własnych zasobów ludzkich w Starostwie powinny być podejmowane następujące działania:
a) okresowa ocena pracowników ukierunkowana na poznanie potencjału zawodowego,
b) prowadzenie kompleksowej strategii szkoleniowej i doskonalenie umiejętności pracowników dostosowanych do rzeczywistych potrzeb,
c) rozwój odpowiednich kwalifikacji u osób uczestniczących w procesie zatrudniania pracowników w Starostwie.
2. Warunkiem uzyskania awansu jest otrzymanie bardzo dobrej opinii o dotychczasowej pracy, posiadanie niezbędnych kwalifikacji oraz spełnienie formalnych wymogów charakterystycznych dla danego stanowiska pracy.
3. O zmianę stanowiska urzędniczego wnioskuje Naczelnik wydziału lub bezpośredni przełożony do Starosty w formie pisemnej z podaniem uzasadnienia.
4. Awansowanie pracowników odbywa się zgodnie z ustawą o pracownikach samorządowych oraz aktami wykonawczymi.