ZARZĄDZENIE NR 35/2008

z dnia 30 kwietnia 2008 r.

w sprawie ustanowienia i wdrożenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów w Starostwie Powiatu Grodziskiego

§ 1

1. System elektronicznego obiegu korespondencji realizowany jest poprzez oprogramowanie FINN 8 SQL

2. System wdrożony zostanie w Starostwie Powiatu Grodziskiego następującymi etapami:

I etap – wdrożenie rejestracji korespondencji przychodzącej, dekretacja na Wydziały i Samodzielne Stanowiska w terminie 1.05.2008 r.

II etap – uruchomienie spraw i rejestracji korespondencji wychodzącej w Wydziałach i Samodzielne Stanowiska w terminie 15.05.2008 r.

3. Po upływie tych terminów korespondencja poza obiegiem elektronicznym nie będzie przyjmowana.

§ 2

Administratorem systemu jest informatyk Dariusz Siedziewski, którego obowiązkiem jest utrzymanie, wspomaganie działania systemu, który podlega bezpośrednio w tym zakresie Sekretarzowi Joannie Damaziak.

§ 3

1. Dekretacji w systemie nie podlegają:

1) oferty szkoleniowe,

2) materiały reklamowe,

3) oferty niezamówionych zakupów towarów i usług,

4) zaproszenia,

5) życzenia i podziękowania,

6) broszury, foldery,

7) prasa,

8) korespondencja opatrzona sygnaturą: „TAJNE” lub „POUFNE”,

9) korespondencja zastrzeżona w wewnętrznych uregulowaniach jako korespondencja, której się nie otwiera w Sekretariacie, a przekazuje bezpośrednio do adresata,

10) sprawy załatwione „od ręki”,

11) akty notarialne,

12) zawiadomienia i postanowienia z ksiąg wieczystych,

13) zawiadomienia i potwierdzenia rejestracji pojazdów,

14) akta kierowcy,

15) projekty budowlane,

16) wnioski paszportowe i wnioskin zaproszeń dla cudzoziemców.

2. W przypadku korespondencji o znacznej objętości do systemu wprowadzane jest bezwzględnie w formie załącznika do metadanych, pismo przewodnie.

3. Bez względu na objętość do systemu w całości wprowadzane są:

1) podania,

2) wnioski,

3) skargi,

4) odwołania,

5) decyzje,

6) wyroki,

7) umowy i aneksy do umów,

8) rachunki, faktury.

1. Dla korespondencji ponadwymiarowej (powyżej A4) do systemu wprowadzane są metadane z krótkim opisem treści i zaznaczeniem, że korespondencja jest ponadwymiarowa.

§ 4

W przypadku nieobecności Sekretarza lub Starosty czynności związane z obiegiem korespondencji przypisane Sekretarzowi lub Staroście przejmuje Wicestarosta.

§ 5

1. Korespondencja przychodząca dekretowana jest w Kancelarii Ogólnej bezpośrednio na Naczelników Wydziałów oraz Samodzielne Stanowiska. Równolegle do czynności wykonywanych w systemie następuje fizyczne przekazanie pism do Wydziałów przez Kancelarię. Następnie Naczelnicy dekretują korespondencję na poszczególnych pracowników.
2. Każde pismo wychodzące ze Starostwa, Wydziału (z wyjątkiem ustalonych rodzajów pism) musi zostać zarejestrowane w systemie. Czystopisom korespondencji wychodzącej pracownik nadaje numer sprawy oraz numer kancelaryjny. Takie same numery należy umieścić na kopercie.
3. Pracownik kancelarii na podstawie Dziennika Korespondencji wychodzącej w systemie weryfikuje zgodność korespondencji papierowej z elektroniczną.

§ 6

Sprawy nieuregulowane niniejszym Zarządzeniem, a mające znaczenie dla systemu rozstrzyga Starosta.

§ 7

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.