Regulamin Pracy
komisji przetargowej powołanej do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenia zamówienia publicznego, w tym do dokonania oceny czy oferenci spełniają wymagane warunki, oceny złożonych ofert i przedstawienia propozycji wyboru
najkorzystniejszej oferty.

1. Komisja przetargowa rozpoczyna działalność z dniem powołania przez kierownika jednostki, który stosownym zarządzeniem wyznacza jej skład a w tym przewodniczącego i sekretarza.

2. Komisję obowiązują przepisy ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych ( j.t. Dz. U. z 2002 r. Nr 72, poz. 664) zwanej dalej „Ustawą”, przepisy aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie oraz postanowienia niniejszego
Regulaminu.

3. Pracą Komisji kieruje Przewodniczący Komisji.

4. Do obowiązków sekretarza komisji należy przygotowanie i prowadzenie dokumentacji o udzielenie zamówienia publicznego.

5. Ustala się, że dla zamówień publicznych, których wartość przekracza równowartość kwoty 30.000 EURO miejscem składania ofert jest Kancelaria Notarialna w Grodzisku Maz. Beata Kuczyńska, Piotr Kuczyński spółka cywilna 05-825 Grodzisk Maz.,
ul. Bartniaka 12 A.

6. Do zadań Komisji należy:

a) przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego a w szczególności przygotowanie i przekazanie do zatwierdzenia przez kierownika jednostki:
- propozycji wyboru trybu udzielenia zamówienia wraz z uzasadnieniem,
- projektu specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszenia do udziału w postępowaniu, zaproszenia do składania ofert albo zapytania o cenę,
- propozycji zaproszenia do rokowań w trybie zamówienia z wolnej ręki, ze wskazaniem podmiotu, z którym maja być prowadzone rokowania,
- ogłoszeń właściwych dla danego trybu postępowania o udzielenia zamówienia publicznego,
- projektów innych dokumentów, w szczególności wniosków kierownika jednostki do właściwego organu o wydanie decyzji wymaganych ustawą.
b) przeprowadzenie postępowania o udzielenia zamówienia publicznego, a w szczególności:
- udostępnienie specyfikacji istotnych warunków zamówienia zainteresowanym dostawcom lub wykonawcom oraz udzialenie wyjaśnień dotyczących jej treści,
- prowadzenie negocjacji albo rokowań z dostawcami lub wykonawcami, w przypadku, gdy ustawa przewiduje prowadzenie takich negocjacji albo rokowań,
- otwarcie ofert,
- ocena spełnienia warunków stawianych dostawcom lub wykonawcom oraz wykluczenie dostawców lub wykonawców w przypadkach określonych ustawą,
- odrzucenie ofert w przypadkach przewidzianych ustawą,
- ocena ofert nie podlegających odrzuceniu,
- przygotowanie propozycji wyboru oferty najkorzystniejszej bądź wystąpienie o unieważnienie postępowania,
- przyjmowanie i analiza wnoszonych protestów wraz z przygotowaniem projektu odpowiedzi na protest.
c) przygotowanie wyboru najkorzystniejszej oferty na podstawie indywidualnej oceny ofert dokonanej przez poszczególnych członków komisji.

7. Do zadań przewodniczącego Komisji kierującego jej pracami należy w szczególności:
- odebranie oświadczeń członków Komisji o zaistnieniu lub braku okoliczności, o których mowa w art. 20 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych, włączanie ich do dokumentacji postępowania o zamówienie publiczne, a w przypadku zaistnienia tych okoliczności poinformowanie o tym kierownika jednostki,
- wyznaczenie terminów posiedzeń komisji oraz ich prowadzenie,
- podział pomiędzy członków komisji prac podejmowanych w trybie roboczym,
- nadzorowanie prawidłowego prowadzenia dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
- informowanie kierownika jednostki o problemach związanych z pracami
komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

8. Otwarcie ofert.

Komisja dokonuje publicznego otwarcia ofert w terminie określonym w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ).
Przewodniczący komisji przedstawia zebranym:
- skład komisji przetargowej,
- nazwy oferentów, których oferty zostały uznane za nieważne z powodu złożenia ich po wyznaczonym terminie,
- oferty, okazując, iż złożone one zostały w stanie nieuszkodzonym oraz nie noszą śladów wskazujących na próbę naruszenia ich tajemnicy.
Przewodniczący komisji zwróci się do oferentów z pytaniem czy chcą złożyć oświadczenie przed otwarciem ofert. Ewentualne oświadczenie odnotuje się natychmiast na załączniku wg druku ZP-42.
Po otwarciu każdej koperty, przewodniczący odczyta i odnotuje w załączniku wg druku
ZP-41, zawarte w ofercie:
- nazwę i adres oferenta,
- ocenę oferty,
- termin wykonania zamówienia,
- okres gwarancji,
- warunki płatności,
- liczbę kolejno ponumerowanych stron, na których złożona została oferta,
- inne istotne elementy każdej z ofert.
Przed zamknięciem części jawnej posiedzenia przewodniczący komisji wezwie oferentów do złożenia oświadczenia, o którym mowa w art. 22 ust. 5 ustawy.
Przewodniczący może również poinformować zebranych o przewidywanym terminie rozstrzygnięcia postępowania i podania wyników do publicznej wiadomości.

9. Ocena złożony ofert.

W trakcie oceny złożonych ofert komisja określi, czy wszystkie oferty:
- odpowiadają warunkom i zasadom określonym w Ustawie o zamówieniach publicznych i SIWZ,
- nie zawierają oczywistych pomyłek, a w przypadku ich stwierdzenia komisja odnotuje rodzaj błędu wg druku ZP-43.
Komisja powiadomi oferenta o dokonaniu korekty oczywistych omyłek.
W przypadku uznania przynajmniej jednej z ofert za nieważną, z powodu błędów formalnych, Komisja wypełni załącznik wg druku ZP-44.
W oparciu o dane zwarte w załączniku wg druku ZP-45, komisja dokona oceny spełnienia warunków wymaganych przez oferentów i odnotuje wyniki w załączniku wg druku ZP-46 (informacja o spełnieniu warunków wymaganych od oferentów).
Członkowie komisji w oparciu o zapis zawarty w załączniku wg druku ZP-51 (Kryteria oceny ofert i ich znaczenie) dokonają oceny złożonych ofert i wyniki wpiszą na załączniku wg druku ZP-52 (Karta indywidualnej oceny oferty).
Wykorzystując wyniki indywidualnej oceny ofert, komisja sporządzi streszczenie i porównanie złożonych ofert na załączniki wg druku ZP-53.
W przypadku odrzucenia wszystkich ofert , komisja zamieści uzasadnienie odrzucenia w załączniku wg druku ZP-54.

10. W przypadku wniesienia protestu, komisja zawiesi postępowanie do czasu rozpatrzenia protestu, nie dłużej jednak niż na okres 7-miu dni, chyba, że występują okoliczności określenie w art. 85, ust.1,2 lub 3 ustawy o zamówieniach publicznych.

11. W przypadku udziału w pracach komisji rzeczoznawców lub biegłych , komisja odnotuje ich nazwiska w załączniku wg druku ZP-81

12. W przypadku stwierdzenia , iż oferent, którego oferta zastała wybrana:

– przedstawił w ofercie dane nieprawdziwe
– uchyla się od podpisania umów lub
– nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy,
– podpisanie umowy stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie oferenta,
komisja spośród pozostałych ofert uznanych za ważne, dokona ponownego wyboru oferty najkorzystniejszej (wybierze ofertę, która następna w kolejności uzyskała największą ilość
punktów).

13. Ogłoszenie o wyborze oferty komisja sporządzi wg druku ZP-150. Ogłoszenie przekazane będzie do publikacji w Biuletynie Zamówień Publicznych, niezwłocznie po podpisaniu umowy.

14. Po podpisaniu protokołu postępowania przez komisję i jego zatwierdzeniu przez kierownik jednostki zamawiającej lub osobę upoważnioną wyniki postępowania podaje się do publicznej wiadomości i niezwłocznie powiadamia się na piśmie oferentów, którzy złożyli oferty.

15. W przypadku postępowania o wartości nie przekraczającej równowartość 30 000 EURO, komisja przetargowa zobowiązana jest sporządzić dokumentację podstawowych czynności.

16. W przypadku postępowania o wartości nie przekraczającej równowartości 30 000 EURO, komisja przetargowa może stosować druki ZP, o których mowa w niniejszym regulaminie.

17. Komisja kończy swoją działalność w dniu zawarcia umowy.