Powiat Grodziski Województwo Mazowieckie, Biuletyn Informacji Publicznej

Z A R Z Ą D Z E N I E Nr 48 /2008
Starosty Powiatu Grodziskiego
z dnia 25 września 2008 roku


w sprawie : kontroli finansowej i zasad / polityki / rachunkowości oraz
obiegu dowodów finansowo – księgowych .



Na podstawie art. 4 ust.3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości / tekst jednolity Dz. U.z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm ./ oraz na podstawie art.14 i 47 ustawy o finansach publicznych / tekst jednolity Dz. U. Nr 249 , poz.2104 z późn. zm. / , zarządzam co następuje :




§ 1

Ustalam Instrukcję kontroli finansowej i zasad / polityki / rachunkowości oraz obiegu
dowodów finansowo – księgowych w Starostwie Powiatu Grodziskiego stanowiącą
załącznik Nr 1 do Zarządzenia .


§ 2

Zobowiązuję wszystkich kierowników Wydziałów oraz koordynatorów samodzielnych
stanowisk pracy do zapoznania się z postanowieniami niniejszej instrukcji podległych pracowników i wprowadzenia tych postanowień w życie .

§ 3

Nadzór nad wprowadzeniem w życie Instrukcji powierzam Skarbnikowi Starostwa Powiatu
Grodziskiego .

§ 4

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 01.01.2008 roku.

§ 5

Traci moc Zarządzenie Nr 46/2005 r. Starosty Powiatu Grodziskiego z dnia 15.06.2005 roku.




INSTRUKCJA
KONTROLI FINANSOWEJ I ZASAD (POLITYKI) RACHUNKOWOŚCI ORAZ OBIEGU DOWODÓW FINANSOWO KSIĘGOWYCH

I. WSTĘP
1. Niniejsza instrukcja opracowana została w oparciu o przepisy prawne:
1.1. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2002r.Nr 76, poz.694 z późn.zm.)
1.2. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych ( Dz. U. 2005 Nr 249, poz.2104 z późn. zm.)
1.3 Ustawę o dochodach jednostek samorządu terytorialnego z dnia 13 listopada 2003 r. /Dz.U. Nr 203 , poz.1966/ - tekst jednolity z dnia 8 maja 2008 r. / Dz. U. Nr 88, poz.539 /
1.3. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie w szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U z 2006 r. Nr 107, poz. 726 późn. zm.)
1.4. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U z 2006 roku Nr 115, poz.781 / .
z późn. zm.)
1.5. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia z 26 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020),

2. Instrukcja ustala jednolite zasady obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych
w Starostwie Powiatu Grodziskiego .


3. Przestrzeganie i ścisłe stosowanie postanowień instrukcji zapewnia prawidłowe funkcjonowanie gospodarki finansowej oraz własną ochronę majątku jednostki.


4. Postanowienia zawarte w instrukcji dotyczą kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych oraz wszystkich pracowników wykonujących zadania określone w zakresach czynności .

5. Ilekroć w Instrukcji jest mowa o:

5.1 . jednostce należy przez to rozumieć Starostwo Powiatu Grodziskiego ,
5.2 . kierowniku jednostki należy przez to rozumieć Starostę ,
5.3 . zastępcy kierownika jednostki należy przez to rozumieć: zastępcę Starosty,
5.4 głównym księgowym należy przez to rozumieć w ramach uprawnień i obowiązków
Skarbnika Powiatu
5.5 .kierowniku komórki organizacyjnej należy przez to rozumieć Naczelnika Wydziału,
5.6 . organie zatwierdzającym - rozumie się organ, który zgodnie z obowiązującym jednostkę przepisami prawa uprawniony jest do zatwierdzenia sprawozdania finansowego.


6. Obieg dowodów finansowo - księgowych przedstawia załącznik nr 1 do instrukcji.


II. ORGANIZACJA l FUNKCJONOWANIE KONTROLI FINANSOWEJ.
1. Kontrola finansowa ma na celu:
1.1. badanie zgodności każdego postępowania z obowiązującymi aktami prawnymi,
1.2. badanie efektywności działania i realizacji zadań,
1.3. badanie realizacji procesów gospodarczych, inwestycyjnych i innych rodzajów działalności przez porównanie ich z planem, normami oraz wykrywanie odchyleń i nieprawidłowości w realizacji tych zadań,
1.4. ujawnienie niegospodarnego działania, marnotrawstwa majątku jednostki oraz ewentualnych nadużyć,
1.5. ustalenie przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości oraz ustalanie osób odpowiedzialnych za ich powstanie,
1.6. wskazanie sposobów i środków umożliwiających likwidację tych nieprawidłowości,
Badania i oceny należy dokonywać w zakresie celowości, gospodarności, rzetelności i legalności działania oraz sprawności organizacji pracy.

Zakres kontroli wykonywanej przez pracowników określony jest w zakresie czynności.

2. Kontrola finansowa dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem.
Kontrola finansowa obejmuje:
- zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków,
- badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych. udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych,
- prowadzenie gospodarki finansowej zgodnie z opracowanymi procedurami kontroli
Kontrola finansowa dokonywana jest w formie:
a) kontroli wstępnej . mającej na celu zapobieganie niepożądanym lub nielegalnym działaniom, kontrola wstępna obejmuje w szczególności badanie projektów umów, porozumień i innych dokumentów powodujących powstanie zobowiązań.
Przedmiotem tej kontroli jest również działanie mające na celu sprawdzenie, czy realizowane wydatki mają swoje odbicie w planie finansowym jednostki i są z nim zgodne, a także czy są one celowe i związane z realizacją zadań jednostki. Szczególnej ocenie należy poddać celowość dokonywanych wydatków związanych z funkcjonowaniem jednostki.
W trakcie tej kontroli szczególną uwagę należy zwrócić na
1) czy planowane wydatki są dokonywane w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,
2) sposób dokonywania wydatków umożliwią terminową realizację zadań,
3) czy planowane wydatki realizowane są w wysokościach i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
4) czy planowanie i dokonywanie wydatków na realizację kolejnego etapu programu wieloletniego poprzedzone jest analizą i oceną efektów uzyskanych w poprzednich etapach.
b) kontroli bieżącej, polegającej na badaniu czynności i operacji w toku ich wykonywania w celu stwierdzenia, czy przebiegają one prawidłowo. Bada się również rzeczywisty stan rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych oraz prawidłowość ich zabezpieczenia przed kradzieżą, zniszczeniem, uszkodzeniem itp.,
c) kontroli następnej, obejmującej badanie stanu faktycznego i dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonane.
Dowodem dokonania kontroli finansowej przez głównego księgowego, a także innych pracowników zobowiązanych do sprawdzania jest ich podpis złożony na dokumentach dotyczących danej operacji. Złożenie zaś podpisu przez głównego księgowego na dowodach księgowych, obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo, oznacza, że:
- nie zgłasza on zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości merytorycznej tej operacji i jej zgodności z prawem,
- nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji,
- zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym oraz harmonogramie dochodów i wydatków, a jednostka posiada środki finansowe na ich pokrycie.

Główny księgowy w razie ujawnienia nieprawidłowości podczas dokonywania oceny dokumentu, przed złożeniem podpisu, zwraca dokument właściwemu rzeczowo pracownikowi, a w razie nie usunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania. O odmowie podpisania dokumentu i jej przyczynach, główny księgowy, zawiadamia na piśmie kierownika jednostki. Kierownik jednostki może wstrzymać realizację zakwestionowanej operacji albo wydać w formie pisemnej polecenie jej realizacji.

W celu realizacji swoich zadań główny księgowy ma prawo:
- żądać od pracowników innych komórek organizacyjnych udzielania w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępnienia do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień.
- wnioskować do kierownika jednostki o określenie trybu, według którego mają być wykonywane przez inne komórki organizacyjne jednostki, niezbędne prace w celu zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej, ewidencji księgowej, kalkulacji kosztów i sprawozdawczości finansowej.

3. W razie ujawnienia nieprawidłowości w toku kontroli, osoba odpowiedzialna za kontrolę danego odcinka pracy jest obowiązana niezwłocznie zawiadomić bezpośrednio przełożonego oraz przedsięwziąć odpowiednie kroki zmierzające do usunięcia tych nieprawidłowości.

4. W razie ujawnienia w czasie kontroli czynu mającego cechy przestępstwa, kontrolujący niezwłocznie zawiadamia o tym kierownika jednostki jak również zabezpiecza dokumenty i przedmioty stanowiące dowód przestępstwa. W każdym wypadku ujawnienia czynu, o którym mowa wyżej, kierownik, po niezwłocznym zawiadomieniu organów powołanych do ścigania przestępstw obowiązany jest:
a) ustalić, jakie warunki i okoliczności umożliwiły przestępstwo lub sprzyjały jego popełnieniu,
b) zbadać, czy przestępstwo wiąże się z zaniedbaniem obowiązków kontroli przez osoby powołane do wykonywania tych obowiązków,
c) wyciągnąć na podstawie wyników przeprowadzonego badania, konsekwencji służbowych,
d) przedsięwziąć środki organizacyjne zmierzające do zapobieżenia w przyszłości powstawaniu podobnych zaniedbań,
e) wystąpić do sądu z powództwem cywilnym o naprawienie szkody majątkowej, przeciwko osobom bezpośrednio winnym powstania tej szkody, oraz przeciwko osobom winnym zaniechania obowiązku sprawowania skutecznej kontroli.

III . Kontrola wewnętrzna
Przeprowadzanie prac kontrolnych obejmuje :
-planowanie przebiegu kontroli
-badanie i ocena informacji
-ogłaszanie rezultatów
-działania pokontrolne

1. Planowanie przebiegu kontroli – ustalenie nadrzędnych celów kontroli i zakresu prac
a) zdefiniowanie zamierzonego celu kontroli
b) wyodrębnienie obszarów działalności , które mają być poddane kontroli
c) określenie procedur kontroli
2. Zbieranie informacji o czynnościach, jakie mają być poddane kontroli.
a/ analizowanie informacji ogólnych w celu określenia ich wpływu na kontrolę. Informacje takie obejmują :
- organizację, cele robocze i plany,
- informacje dotyczące liczby pracowników, zakresy obowiązków dla stanowisk, organizacja pracy włącznie ze zmianami dokonanymi ostatnio
- informacje na temat budżetu, wyniki operacyjne oraz dane finansowe
- rezultaty innych kontroli zakończonych i nadal trwających łącznie z wynikami pracy zewnętrznych rewidentów
- akta zawierające korespondencję w celu wyodrębnienia znaczących kwestii wymagających kontroli
- miarodajne opracowania i literatur specjalistyczna – odpowiednie dla danego typu działalności
b/ określenie innych wymogów dotyczących kontroli takich jak: okres jaki ma objąć kontrola, szacunkowa data zakończenia, rozpatrzenie formatu raportu końcowego

3.Określenie zasobów koniecznych do przeprowadzenia kontroli.
a/ przy stanowisku jednoosobowym można rozważać ewentualność skorzystania z dodatko-
wej pomocy, o ile byłaby niezbędna
b/ badanie może być poprzedzone oceną potrzeb szkoleniowych kontrolującego

4. komunikowanie się ze wszystkimi osobami, które powinny zostać powiadomione o kontroli
a/ należy odbyć spotkania z kierownictwem odpowiedzialnym za czynności poddawaną kontroli. Tematy omawiane na spotkaniach mogą obejmować:
- planowanie nadrzędne cele kontroli i zakres pracy
- rozłożenie prac kontrolnych w czasie
- proces wymiany informacji przez cały czas trwania kontroli, łącznie z metodami,
ramami czasowymi i osobami, które będą za to odpowiedzialne
- kwestie szczególne interesujące lub będące za przedmiotem szczególnego zainteresowania
- opis procedur oraz proces działań pokontrolnych
b/ należy sporządzić streszczenie kwestii omówionych na spotkaniach łącznie z wnioskami wynikającymi z kontroli. Raport powinien zostać rozprowadzony wśród właściwych osób a kopia zachowana jako część roboczych dokumentów kontroli.

5.Przeprowadzenie według potrzeb stosownego przeglądu w celu zapoznania się z działalnością, co ułatwi wyodrębnienie obszarów na które nacisk powinna położyć kontrola oraz zwrócenie się z prośbą o opinie i sugestie do jednostki kontrolowanej
a/ przegląd taki jest procesem mającym na celu zebranie informacji na temat badanego obszaru działalności, bez szczegółowej weryfikacji. Do głównych celów takiego przeglądu należą:
- zrozumienie analizowanego obszaru działalności
- wyodrębnienie dziedzin ułatwiających prowadzenie właściwej kontroli
- ustalenie czy dalsza kontrola jest konieczna
b/ przegląd pozwala na przystąpienie do planowania przeprowadzenia prac kontrolnych w oparciu o posiadane informacje
c/ kwestie, na których powinien koncentrować się przegląd są zróżnicowane w zależności od charakteru kontroli
d/ zakres pracy przy przeglądzie i czas nań poświęcony różnią się w poszczególnych przypadkach / rodzaj kontroli, część zadania wykonywanego regularnie czy też następuje po kontroli /
e/ przegląd może wiązać się z zastosowaniem następujących procedur:
- rozmowy z kontrolowanymi
- rozmowy z osobami, na które kontrolowana działalność wywiera wpływ
- wizyty w miejscu prowadzenia działalności
- analityczne procedury kontrolne
- testowanie konkretnych czynności od początku do zakończenia ich wykonywania
- udokumentowanie kluczowych działań kontrolnych
f/ po zakończeniu przeglądu sporządzony zostanie raport zawierający streszczenie wyników tj.:
- ważniejsze aspekty działalności które wymagają kontroli i powody dla których ma ona być
przeprowadzona
- nadrzędne cele kontroli, procedury kontrolne, specjalne metody takie jak wspomagane
komputerowo techniki kontrolne
- stosowane informacje zebrane w trakcie przeglądu
- potencjalne fragmenty działalności, których skontrolowanie jest sprawą o podstawowym
znaczeniu oraz równocześnie informacje o niewystarczających mechanizmach kontroli
/ lub kontroli nadmiernej /
- wstępne szacunki dotyczące czasu i środków koniecznych dla przeprowadzenia kontroli
- przewidywane terminy etapów kończących się sprawozdaniami i termin zakończenia kontroli
- ewentualne powody dla zaniechania kontynuacji kontroli

6.Opracowanie programu kontroli
a/ program kontroli powinien
- dokumentować procedury zbierania, analizy interpretacji i rejestrowania informacji
wykorzystywane podczas kontroli
- definiować nadrzędne cele kontroli, metody i tryb przeprowadzenia badań
- przedstawić zakres kontroli i konieczną próbę statystyczną w celu osiągnięcia nadrzędnych
celów kontroli w każdym z jej etapów
- program kontroli winien być przygotowany przed rozpoczęciem prac kontrolnych
i modyfikowanych w trakcie przeprowadzania kontroli
7.Ustalenie komu i w jaki sposób będą przekazywane wyniki kontroli.

8.Uzyskanie zatwierdzenia planu kontroli.

a/ plany prac kontrolnych winny być zatwierdzone na piśmie przez osobę do tego uprawnioną zanim prace kontrolne zostaną rozpoczęte.

2. Badanie i ocena informacji

1.Zebranie informacji dotyczących wszystkich spraw wiążących się z nadrzędnymi celami kontroli i zakresem prac kontrolnych
a/ analityczne procedury kontrolne polegają na porównywaniu związków istniejących pomiędzy informacjami o charakterze finansowym i nie finansowym.
b/ analityczne procedury kontrolne mogą obejmować:
- porównywanie informacji dotyczących bieżącego okresu z okresem poprzednim
- porównywanie informacji dotyczących bieżącego okresu z planem
- zbadanie powiązań istniejących między informacjami finansowymi i poza finansowymi np.
wzrost wydatków płacowych i zmiany w przeciętnej liczebności kadr
- zbadanie powiązań istniejących między elementami składowymi informacji/ np. fluktuacje
w zaksięgowanych kwotach zapłaconych odsetek na tle zmian w saldach zadłużenia.
- porównanie informacji z podobną informacją dotyczącą podobnych jednostek organizacyjnych
- zastosowanie metod: analizy trendów, regresji i indeksów, test sprawdzające zasadność wycen lub wyliczeń użytecznego czasu życia składnika majątku trwałego, porównań z poprzednimi okresami lub wielkościami planowanymi
c/ badanie i ocena powinny obejmować wywiady z kierownictwem w celu wyjaśnienia wątpliwości
d/ niewyjaśnione wyniki lub zależności mogą być sygnałem nieprawidłowości; należy wówczas zawiadomić kierownictwo i zasugerować podjęcie działań stosowanych do okoliczności

2.Informacje powinny być: wystarczające /oddające stan faktyczny/, właściwe/ rzetelne/, istotne/
uzasadniające ustalenia/,użyteczne/ umożliwiające realizacje celu kontroli/
3.Proces zbierania i wypełnienie nadrzędnego celu kontroli
4.Dokumenty robocze winny zawierać zapis uzyskanych informacji i przeprowadzonych analiz,
uzasadniać podstawy wniosków pokontrolnych i zaleceń; mogą też zawierać diagramy struktury organizacyjnej, opisy stanowisk, kopie istotnych kontraktów i umów, korespondencję dotycząca kontroli itp.

3.Przekazywanie rezultatów.

1.Sprawozdanie z rezultatów kontroli sporządzone jest w formie podpisanego raportu pośredniego etapowego/ , streszczającego / podsumowanie dla kierownictwa / lub końcowego /pokontronego/
2.Sprawozdanie winno zawierać stwierdzenie czy zebranie informacje są wystarczające do przeprowa
dzenia postępowania wyjaśniającego oraz winien zawierać streszczenia ustaleń stanowiących podstawę podjęcia decyzji
a/ wyniki postępowania wyjaśniającego w sprawie popełnienia oszustwa winny być przedstawione kierownictwu a następnie radcy prawnemu do analizy i ewentualnej korekty
b/ wnioski i zalecenia winny być omówione z kierownictwem zanim wydane zostaną ostateczne raporty.
c/ inną techniką jest analiza i korekta występnych wersji i raportów kontrolnych przez szefa komórki kontrolnej; dyskusje i korekty pomagają uniknąć błędnej interpretacji faktów i niepowodzeń oraz umożliwiają wyjaśnienie konkretnych kwestii.
3.Sprawozdanie winno być obiektywne / nietendencyjne /, jasne / łatwo zrozumiałe /, zwięzłe /
/bez zbędnych szczegółów/ ,konstruktywne/ prowadzące do ulepszeń/ oraz sporządzone na czas.
4.Raporty pokontrolne powinny prezentować cel, zakres i wyniki kontroli a tam, gdzie to jest wskazane przedstawić opinię audytora.
5.Rezultaty kontroli mogą obejmować ustalenia, wnioski /opinie / i zalecenia.
a/ ustalenia mogą powstać w wyniku porównania ,, tego co powinno być’’
6.Raporty pokontrolne mogą zawierać zalecenia co do potencjalnych ulepszeń i zawierać stwierdzenia doceniające zadowalające wyniki pracy i działania podejmowane w kierunku poprawy sytuacji.

4.Działania pokontrolne.

1.Audytor wewnętrzny powinien przeprowadzać działania pokontrolne w celu upewnienia się, czy zostały podjęte działania naprawcze w odniesieniu do przedstawionych w raporcie ustaleń kontroli.
a/ ustalenie czy podjęto działania naprawcze i czy prowadzą one do osiągnięcia pożądanych rezultatów
b/ odpowiedzialność za działania pokontrolne winny być jasno określona w regulaminie kontroli wewnętrznej
c/ kierownictwo kontroli jednostki może podjąć decyzji o wzięciu na siebie ryzyka wynikającego z niepodjęcia działań naprawczych np. z powodu kosztów tych działań lub
podobnych przesłanek
d/ charakter, czas i zakres działań pokontrolnych powinny zostać określone przez osobę nadzorującą kontrolę wewnętrzna
2.Harmonogram działań pokontrolnych może być przygotowany w ramach projektowania harmonogramów prac kontrolnych.
3.Techniki efektywnego zakończenia działań pokontrolnych obejmują:
a/ przekazanie informacji o ustaleniach kontroli dla odpowiednich szczebli kierownictwa
odpowiedzialnych za podejmowanie decyzji naprawczych
b/ przyjmowanie i ocena reakcji kierownictwa na ustalenia wynikłe w rezultacie kontroli,
podczas jej trwania i po opracowaniu raportu z kontroli
c/ informacje okresowe o stanie zaawansowania prac w celu naprawy sytuacji
d/ sporządzenie sprawozdania dla zarządu i rady na temat postępu działań mających na celu pełną realizację zaleceń pokontrolnych.
IV. GOSPODARKA PIENIĘŻNA.
1. Wszelkie decyzje związane z wykonywaniem dyspozycji pieniężnych winny zmierzać do stosowania obrotu bezgotówkowego. Występowanie obrotu gotówkowego winno być ograniczone do niezbędnego minimum.

2. Gotówkę, znaczki i papiery wartościowe oraz druki ścisłego zarachowania należy przechowywać w kasie ogniotrwałej lub szafach metalowych, które po zakończeniu pracy kasjer zamyka na klucze. Klucze od kasy przechowuje kasjer. Kasa powinna mieć pomieszczenie należycie zabezpieczone. Kierownik obowiązany jest zapewnić ochronę kasy, jak również bezpieczeństwa transportu pieniędzy i innych walorów z banku i do banku.

3. Przechowywanie w kasie gotówki lub innych walorów nie należących do jednostki jest zabronione. Wyjątek od tej zasady stanowią gotówka i inne walory oraz druki ścisłego zarachowania stanowiące własność działających na terenie jednostki organizacji społecznych, które mogą być przechowywane w formie depozytu. Przyjęcie i wydanie depozytu należycie opieczętowanego) kasjer rejestruje w osobnej ewidencji zawierającej następujące dane: numer kolejny, określenie przedmiotu deponowanego, (gotówka, druki, papiery, klucze itp. ), datę i godzinę przyjęcia lub wydania, podpisy osoby składającej i podejmującej depozyt.

4. Operacji kasowych dokonuje pracownik wyznaczony przez kierownika. Obowiązków tych nie wolno powierzać głównemu księgowemu oraz osobom, które złożyły wzory podpisów w banku.
5. Raporty kasowe po uprzednim ich podpisaniu i wpisaniu ilości dowodów przychodowych rozchodowych przekazuje kasjer do komórki księgowości .
6 Prawidłowość sporządzania raportów kasowych sprawdza główny księgowy. W szczególności ustala on, czy wykazane przez kasjera poszczególne przychody i rozchody są udokumentowane dowodami kasowymi, czy załączone dowody kasowe odpowiadają określonym wymogom oraz zaopatrzone są w odpowiednie klauzule, czy ustalano w sposób prawidłowy stan gotówki.

7 Od kasjera winna być pobrana i złożona do akt osobowych deklaracja o odpowiedzialności materialnej o treści : „Przyjmuję do wiadomości, że ponoszę materialną odpowiedzialność za powierzone mi pieniądze i inne wartości. Zobowiązuje się do przestrzegania obowiązujących przepisów w zakresie operacji kasowych i ponoszę odpowiedzialność za ich naruszenie".

8. Przyjęcie obowiązków kasjera oraz każdorazowe przekazywanie kasy innej osobie należy obowiązkowo dokonywać na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego. Przekazywanie obowiązków kasjera innej osobie należy dokonywać w obecności głównego księgowego, bądź
osoby wyznaczonej przez głównego księgowego.

9.Czeki gotówkowe, rozrachunkowe, polecenia przelewu oraz inne dyspozycje pieniężne podpisuje kierownik i główny księgowy wzorami podpisów. Zabrania się podpisywania czeków i poleceń przelewu in blanco. Osoby podpisujące czeki polecenia przelewu są odpowiedzialne za zgodność ich treści z dowodami stanowiącymi podstawę ich wystawiania.


V. GOSPODARKA DRUKAMI ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA

1. Gospodarką drukami ścisłego zarachowania winny być objęte druki płatne oraz druki, które podlegają kontroli ilościowej, a w szczególności:
a) czeki gotówkowe i rozrachunkowe,
b) kwitariusze przychodowe oraz inne przychodowe asygnaty kasowe ,
c)arkusze spisu z natury w chwili ich wydania przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej,

2. Druki ścisłego zarachowania należy przechowywać pod zamknięciem w szafach, kasetkach należycie zabezpieczonych pod odpowiedzialnością wyznaczonych pracowników. Ewidencję w/w druków należy prowadzić bieżąco w księdze druków ścisłego zarachowania. Ewidencję prowadza pracownicy, którym powierzono druki.

3. Księgę druków należy ponumerować i oparafować. Księgę tą wraz z dowodami przychodowymi i rozchodowymi stanowiącymi podstawę zapisu przechowują pod zamknięciem odpowiedzialni pracownicy.

4. Pracownik odpowiedzialny za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania dokonuje sprawdzenia ich ilości w momencie przyjmowania i wydawania.

6. Wydanie druków ścisłego zarachowania dokonuje odpowiedzialna osoba na podstawie zlecenia wydania przez osobę upoważnioną przez kierownika.

7. Odpowiedzialny pracownik ustala w ewidencji stan ilościowy druków na koniec każdego półrocza ze stanem rzeczywistym. O wszelkich różnicach zawiadamia niezwłocznie kierownika i głównego księgowego. W razie zagubienia, zniszczenia lub kradzieży druków ścisłego zarachowania, kierownik przeprowadza dochodzenie, wyciągając odpowiednie wnioski służbowe w stosunku do osób winnych. W razie zagubienia lub kradzieży książeczki czeków gotówkowych lub rozrachunkowych , należy ponadto zawiadomić właściwy oddział banku. Blankiety czeków gotówkowych przechowuje pod zamknięciem kasjer, który ponosi osobiście odpowiedzialność za ich należyte zabezpieczanie.


VI. GOSPODARKA ŚRODKAMI RZECZOWYMI.

l. Osoby odpowiedzialne za gospodarkę środkami rzeczowymi zobowiązane są zapewnić :
1.1. użytkowanie środków rzeczowych zgodnie z ich przeznaczeniem,
1.2. posiadanie tylko takich środków rzeczowych i w takiej ilości w jakiej są one niezbędne do wykonywania zadań,
1.3. należyte przechowywanie,
1.4. ochronę przed zniszczeniem, uszkodzeniem, zepsuciem, kradzieżą,
1.5. ustalenie prawidłowych zapasów materiałowych.
2. Kierownik ustala osoby odpowiedzialne za gospodarkę środkami trwałymi i wyposażeniem. Do obowiązków tych osób należy prawidłowe oznaczenie powierzonych im pieczy środków rzeczowych przechowywanie, konserwacja i zabezpieczenie przed zniszczeniem, uszkodzeniem, zepsuciem i kradzieżą. W poszczególnych pomieszczeniach winny być umieszczone spisy inwentarza.. Spisy inwentarza poszczególnych pomieszczeń mogą być również ujęte w ewidencji komputerowej.

3. Ewidencja środków trwałych i wyposażenia prowadzona jest w księgach inwentarzowych. Księgę zakłada się oddzielnie dla środków trwałych i wyposażenia. Księgi inwentarzowe ilościowo prowadzi Wydział Organizacyjny zaś ilościowo – wartościowo Wydział Finansowy.


VII. ZASADY EWIDENCJI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ


l. Określenia użyte w instrukcji oznaczają:
1.1 konto syntetyczne - urządzenie do ewidencji księgowej, operacji gospodarczych, zgodnie z zasadą podwójnego księgowania, tak aby zapewnione było bilansowanie się danych ujętych na wszystkich prowadzonych przez jednostkę kontach syntetycznych. Za konta syntetyczne uważa się również konta pozabilansowe,
1.2 konto analityczne - urządzanie do szczegółowej ewidencji księgowej danych podlegających ewidencji na kontach syntetycznych,
1.3 księgi rachunkowe - obejmujące zbiory wszystkich zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald. które tworzą: dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald księgi głównej i ksiąg pomocniczych oraz inwentarz,
1.4 przyjęte zasady (polityka) rachunkowości - rozumie się przez to wybrane i stosowane przez jednostkę odpowiednie do jej działalności, rozwiązania dopuszczane przepisami ustawy o rachunkowości i zapewniające wymaganą jakość sprawozdań finansowych,
1.5 sprawozdania budżetowe - to sprawozdania jednostkowe i zbiorcze określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej,
1.6 sprawozdania finansowe - to bilans sporządzony godnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 26 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych,
1.7 okres sprawozdawczy - to okres, za który sporządza się sprawozdanie budżetowe lub finansowe,
1.8 rok obrotowy - to rok kalendarzowy,
1.9 dzień bilansowy -jest to dzień na który jednostka sporządza sprawozdanie finansowe,
1.10 środki pieniężne - gotówka w kasie i na rachunkach bankowych,
1.11 środki trwałe - rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności, dłuższym niż rok. kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki o wartości początkowej, przekraczającej kwotę ustaloną w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych z wyjątkiem środków trwałych wymienionych w § 5 ust. 3 pkt 1-5 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 lipca 2006 r. wymienionego w p-kcie 1.6. niniejszej Instrukcji,
1.12 środki trwałe w budowie - to środki zaliczane do aktywów trwałych w okresie ich budowy, montażu lub ulepszenia już istniejącego środka trwałego,
1.13 wartości niematerialne i prawne - rozumie się przez nie prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym jak rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki (autorskie prawa majątkowe, pokrewne, licencje prawo do wynalazków, wzorów użytkowych itp.),
1.14 pozostałe środki trwałe-wyposażenie - to aktywa trwałe nie spełniające warunków dla środków trwałych określonych w p-kcie 1.12 niniejszej Instrukcji, a także wymienione w § 5 ust. 3 pkt 1-6 rozporządzenia wymienionego w p-kcie 1.11 instrukcji ,
1.15 materiały — materiały i artykuły spożywcze wykorzystywane do bieżącej działalności jednostki, a także pomocnicze niezbędne do bieżącego funkcjonowania jednostki,
1.16 pozostałych kosztach i przychodach operacyjnych - rozumie się koszty i przychody związane bezpośrednio z działalnością operacyjną jednostki, a w szczególności koszty i przychody związane:
- ze zbyciem środków trwałych, środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych. z odpisaniem należności i zobowiązań przedawnionych, umorzonych i nieściągalnych,
- z utworzeniem i rozwiązaniem rezerw (z wyjątkiem rezerw dotyczących operacji finansowych),
- z odpisami aktualizującymi wartości aktywów,
- z odszkodowaniami, karami i grzywnami,
- z przekazaniem lub otrzymaniem nieodpłatnie (darowizny) środków obrotowych,
2. Rachunkowość jednostki prowadzona jest zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, o finansach publicznych z uwzględnieniem zasad szczególnych określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z 26 lipca 2006. Wszystkie operacje gospodarcze ujmowane są w księgach rachunkowych i wykazywane w sprawozdaniach budżetowych i finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną.
3. Rachunkowość jednostki obejmuje:
- przyjęte zasady (politykę) rachunkowości,
- prowadzenie na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących opisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
- okresowe ustalenie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywa,
- wycenę aktywów i pasywa oraz ustalenie wyniku finansowego,
- sporządzenie sprawozdań finansowych,
- gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji,
- jednostka w ramach przyjętych zasad będzie stosowała uproszczenia w ewidencji, które nie będą wywierały istotnego wpływu na sytuację i wynik finansowy jednostki.


4. Zadaniem rachunkowości jednostki jest bieżąca rejestracja operacji gospodarczych w sposób prawidłowy. kompletny i systematyczny przy zachowaniu następujących zasad:
- zapewniona zostanie kompletność ujęcia wszystkich operacji gospodarczych zarówno w porządku chronologicznym jak i systematycznym,
- operacje ujmowane będą według okresów sprawozdawczych, których dotyczą,
- zapewnione zostanie pełne, zgodne z prawdą materialną oddanie formalnej i materialnej treści operacji, niezależnie od formy jej przedstawienia,
- wartość poszczególnych składników aktywów i pasywów, dochodów i wydatków, przychodów i kosztów jak też zysków i strat nadzwyczajnych ustalona będzie oddzielnie.

5. Przyjęte zasady księgowania operacji i przedstawianie ich rezultatów w sprawozdaniu finansowym, zwłaszcza zaś sposób ustalenia wartości aktywów i pasywów, a także wyniku finansowego, nie mogą być zmienione w ciągu kolejnych lat. chyba że jest to uzasadnione ważnymi dla jednostki przyczynami.

6. Wartość aktywów i pasywów ustalona według przepisów ustawy ulega zmianie, gdy odrębne przepisy tak stanowią.

7. W sprawach nie uregulowanych przepisami ustawy jednostka stosować będzie zasady określone przez naukę rachunkowości oraz utrwalone przez praktykę i zwyczaje.

8. Księgi rachunkowe prowadzone są w siedzibie Starostwa Powiatu w sposób ustalony w zakładowym planie kont.

9. Zapisy w księgach rachunkowych prowadzi się w języku polskim, w walucie polskiej na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.

10. Księgi rachunkowe prowadzi się w złotych i groszach.

11. Ewidencję operacji gospodarczych prowadzi się w porządku chronologicznym i systematycznym:
- operacje gospodarcze ujmuje się na bieżąco w księgach rachunkowych w kolejności dat ich powstawania, co najmniej z podziałem na poszczególne okresy sprawozdawcze,
- środki trwałe, wyposażenie oraz zapasy materiałów objęte są w kolejności dni przychodów i rozchodów ewidencją ilościowo-wartościową lub powiązaną z właściwym kontem syntetycznym ewidencją wartościową,
- stan, przychody i rozchody w kolejnych dniach gotówki ujmuje się bieżąco w raporcie kasowym za poszczególne dni lub części okresu sprawozdawczego,
- wysokość poniesionych kosztów, osiągniętych dochodów, strat i zysków nadzwyczajnych oraz innych elementów wyniku finansowego, ujmuje się w odpowiednich przekrojach.

12. Podstawą zapisu w księgach rachunkowych jest dowód księgowy stwierdzający fakt dokonania operacji zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające:

- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą, także datę sporządzenia dowodu,
- opis operacji oraz jej wartość, jeżeli jest to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
- stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu księgowego w księgach rachunkowych (dekretacja) wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

13. Dowód księgowy przed ujęciem w księgach rachunkowych powinien być sprawdzony pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym i na dowód sprawdzenia podpisany przez osoby do tęgo upoważnione. Podpisy na dowodach księgowych składa się odręcznie. Dowód powinien być oznaczony numerem umożliwiającym powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonywanymi na jego podstawie.


14. Sprawdzenie dowodu księgowego pod względem merytorycznym oznacza również jego sprawdzenie pod względem celowości, gospodarności i legalności.

15. Błędy w dowodach księgowych poprawiane będą wyłącznie przez skreślenie niewłaściwie napisanego tekstu w sposób pozwalający odczytać tekst lub liczbę pierwotną i wpisanie tekstu lub liczby właściwej. Poprawki tekstu lub liczby powinny być zaopatrzone w podpis lub skrót podpisu osoby dokonującej poprawki.

16. Podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią oryginały dowodów księgowych, z wyjątkiem dowodu KP i pozostałych własnych.

17. Przepisy pkt. 16 i 17 stosuje się także do dowodów wykorzystywanych przy ewidencji operacji przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu sprzętu komputerowego.

18. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej, za pomocą dowodów zastępczych (oświadczeń) sporządzonych przez osoby dokonujące te operacje. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem VAT. W oświadczeniu tym należy podać:

- :przy zakupie - rodzaj składników majątku, ilość, cenę, wartość, datę zakupu,
- w pozostałych przypadkach - cel dokonania wydatku obciążającego jednostkę.
19. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się również zapisy w księgach rachunkowych wprowadzone automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerów, nośników danych lub tworzone według programu na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:
- uzyskują one trwałą postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych,
- możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie,
- stosowana metoda zapewnia sprawdzenie poprawności przetwarzania odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów,
- dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.
Stwierdzone w dowodach księgowych nieprawidłowości merytoryczne będą uwidocznione w dowodzie lub załączniku do dowodu i podpisane przez osoby obowiązane do sprawdzenia dowodu.

20. Aktualizacja zasad następuje w trybie zarządzenia.

21. Księgi rachunkowe z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia:

21.1. trwale oznaczone nazwą jednostki (każda księga wiązana, każda luźna karta kontowa, także jeżeli mają one postać wydruku komputerowego lub zestawienia oznaczone zostaną nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania),
21.2. wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego oraz daty
sporządzenia,
21.3. przechowywane starannie w ustalonej kolejności

22. Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych składają się z automatycznie numerowanych stron z oznaczeniem pierwszej i ostatniej i są sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym. Księgi rachunkowe drukowane są na koniec roku obrotowego.
23. Dziennik zawiera chronologiczne ujęcie zdarzeń jakie nastąpiły w danym okresie
sprawozdawczym. Bez względu na technikę prowadzenia zapisów umożliwia on uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Zapisy w dzienniku są kolejno numerowane, sumy zapisów ( obroty) liczone w sposób ciągły. Sposób dokonywania zapisów w dzienniku umożliwia ich powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. Przy zapisie komputerowym dowód posiada automatycznie nadany numer pozycji. pod którą wprowadzony został do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu.
24. Konta księgi głównej zawierają zapisy zdarzeń w ujęciu systematycznym. Na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Zapisów na określonym koncie księgi głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej.
25. Konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont) komputerowych zbiorów danych uzgodnionych z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Konta ksiąg pomocniczych prowadzi się dla:
25.1. środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów umorzeniowych,
25.2. rozrachunków z pracownikami (imienną ewidencję wynagrodzeń, rozliczenia z pobranych zaliczek, należności funduszu świadczeń socjalnych),
25.3. rozrachunków z kontrahentami (należności stanowiących dochody budżetowe, zobowiązania z tytułu dostarczonych usług),
25.4. operacji zakupu (obce faktury i inne dowody ze szczegółowością niezbędną do wyceny składników dla celów podatku VAT),
25.5. operacji sprzedaży (kolejno numerowane własne faktury i inne dowody ze szczegółowością niezbędną do celów podatkowych),
25.6. kosztów, wydatków,
25.7. operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy.
26. Na podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca zestawienie obrotów i sald zawierające :
26.1. symbole lub nazwy kont,
26.2. salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego,
26.3. sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego. Obroty tego zestawienia powinny być zgodne z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych. Na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się zestawienie sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, a na dzień inwentaryzacji - zestawienie sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów.
27. Dokonywany w księgach rachunkowych zapis księgowy powinien być staranny , czytelny, trwały i zawierać co najmniej:
27.1. datę dokonania operacji,
27.2. określenie rodzaju i numeru dowodu księgowego na podstawie którego dokonano zapisu,
27.3. treść zapisów,
27.4. sumę zapisu wynikającą z dowodu księgowego.
28. Błędny zapis może być poprawiony przez:
28.1. skreślenie treści błędnej lub liczby i wpisania treści lub liczby w sposób określony w pkt.27,
28.2. wniesienie zapisu korygującego (zapis ujemny).
29. Zapisy w księgach rachunkowych uważa się za dokonywane bieżąco jeżeli:
a) wszystkie operacje za dany okres sprawozdawczy zostaną ujęte w księgach nie później niż w ciągu 14 dni po zakończeniu okresu.
b) zapisy wymienione w pkt 12 Instrukcji są dokonywane w dniu przeprowadzenia operacji,
c) zapisy ilościowej ewidencji rzeczowych składników majątku są dokonywane nie później niż dnia następującego po dniu przeprowadzenia operacji,

29. Księgi rachunkowe otwierane są na dzień rozpoczynający każdy rok obrotowy i zamykane na koniec każdego roku obrotowego.
30. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych za pomocą komputera należy zapewnić pełną sprawdzalność zgodności stosowanych zasad przetwarzania na komputerze z dokumentacją systemu przetwarzania na komputerze i dowodami księgowymi przez :
a) skompletowanie dokumentacji systemu przetwarzania danych dającej pełny wgląd w budowę i przebieg stosowanego programu.
b) zapewnienie możliwości sporządzania na każde żądanie zestawień ewidencyjnych,
c) ustalenie osób. które zleciły dokonanie poszczególnych zapisów księgowych,
d)drukowanie wszystkich danych będących przedmiotem przetwarzania w porządku
chronologiczny m co najmniej na koniec każdego roku obrachunkowego,
e)przechowywanie magnetycznych nośników informacji do czasu wydruku zawartych na
nich danych, w sposób chroniący przed zatarciem lub zniekształceniem tych danych,
f) prowadzenie bieżąco uzupełnianego wykazu zbiorów stanowiących księgi rachunkowe
przechowywanych na taśmach magnetycznych .